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不動産の達人
株式会社 さくら事務所
大阪支店
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大阪支店メールマガジン 〜ズバリ言うわよ！関西住宅裏話〜 |
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■担当コンサルタント
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40 管理組合による個人情報の保護方法 |
榎本 |
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最近も、大量に個人情報が流出した事件がありましたね。
平成17年4月から個人情報保護法が施行され、管理組合も住民の個人情報を多く管理していますが、取り扱いをどのようにしたら良いのか苦慮している組合役員も多いと思います。
個人情報保護法では、過去6ヶ月以内に5000人以上の個人情報データベースを保有し、事業の用に供している者を「個人情報取扱事業者」としています。
一般的な管理組合においては、5000人以上の個人情報は保有していないと思われるので適用外となります。
一方管理会社においては、5000人以上の個人情報を取り扱っていれば適用されます。
しかし、マンション標準管理規約では「理事長は会計帳簿等帳票類を作成して保管し、閲覧させなければならない（抜粋）」とあり、組合員名簿の作成から保管まで理事長が代理していると思いますが、現実は管理会社が全て代理しているのが一般的でしょう。
そこで、管理組合が独自ルールを作成することをお勧めします。
・利用目的
・管理責任者の選任
・情報の収集方法
・情報の管理（更新）方法
・開示請求方法
以上のようなことを書面で細則等をまとめることを検討しくてださい。
特に最近は、防犯カメラを取り付けているマンションが多く見受けられますので、防犯カメラ録画データに関する細則を作成している管理組合も増えていると聞いております。
・どのような場合に開示するか
・誰が許可するか
・開示請求方法
など開示ルールを決めておくと良いでしょう。
デリケートな問題なので専門家等にも意見を聞くなどして理事会・総会で納得いくまで話し合い、ご自身のマンションにあったルールを作成してください。
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